Planificar estratégicamente un programa de relaciones públicas significa saber dónde quieres que tu organización se posicione en un futuro a medio y largo plazo, y cómo hacer para llegar allí. Evitar las sorpresas pasa por investigar en todo el proceso de planificación y gestión de programas. Una investigación que nos va a ayudar a tomar decisiones en virtud de información comprensible, precisa y relevante. Intentamos poner en marcha decisiones estratégicas, para que el programa de relaciones públicas responda de manera efectiva al problema planteado y alcance las metas propuestas.
Por ello, muchos practicantes de las relaciones públicas utilizan cuatro pasos básicos en la planificiación y gestión estratégica:
- Definir el problema. Esto pasa por monitorizar la notoriedad, el conocimiento, las opiniones, las actitudes y los comportamientos de aquellos que interactúan con la organización. Recientemente abordé este tema acerca de cómo responder a la pregunta ¿qué ocurre ahora en la organización?, a través de un post titulado algunas reflexiones sobre las auditorías de relaciones públicas.
- Planificar y programar. Se necesita saber conectar con las necesidades de diplomacia interna y externa de la organización, teniendo en cuenta sus procedimientos y cultura corporativa. Todo ello tiene que verse traducido en decisiones que afectan a los públicos, a los objetivos, a los procedimientos y las estrategias, desde el punto de vista del interés compartido. Este paso debe responder a la pregunta: ¿qué debo hacer y por qué?
- Actuar y comunicar. Significa implementar el programa de relaciones públicas con acciones y comunicaciones definidas para alcanzar objetivos específicos, los cuales alimentarán la meta del programa. Así con cada segmento de público estratégico, lo que significa contestar a la pregunta: ¿cómo debo de hacerlo y decirlo con cada público?
- Evaluar el programa. Requiere determinar los resultados del programa para observar la efectividad del mismo, en virtud de cómo y en qué medida se ha resuelto el problema inicial.
La utilización escrupulosa de estos pasos distingue a los profesionales del sector por su habilidad en la planificación y gestión de programas. Ahora que la crisis económica acecha a no pocos mercados, unos resultados acordes con las expectativas de negocio de las organizaciones llevarán a exponadir la utilidad de los programas de relaciones públicas.
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